서류정리는 '공중전'으로! '지상전'은 장기전이 된다

필요없는 물건을 어떻게 정리 정돈할까?

 

당신의 책상 위나 서랍, 발 밑 상자에 보관되어 있는 물건의 대부분은 필요 없는 것들입니다.

책상 주변을 쾌적하게 만들기 위해서는 그것들을 처분한 뒤

필요한 것들만 원상 복귀시키는 작업이 필요합니다.

 

 

저는 정리, 정돈 작업을 '리셋'이라고 부르는 데

그 중에서도 정리를 철저히 시킵니다.

앞에서 설명한 대로 정리는 다음의 4단계로 되어 있습니다.

 

1. 꺼낸다.

2. 분류한다.

3. 줄인다.

4. 보관한다.

 

우선은 책상 위에 있는 것(컴퓨터와 전화 이외의 것)과 서랍 속에 들어 있는 것,

상자의 내용물 등을 전부 꺼냅니다.

둘 곳이 없으면 회의실 한 쪽을 빌리세요.

그리고 산더미처럼 쌓인 물건들과 마주하고

'앞으로 이것을 정리하겠다'는 각오를 다져봅니다.

 

 

다음으로 가장 중요한 작업인 '분류하기'에 돌입합니다.

15분 중 10분을 쓰겠다는 마음가짐으로 하면 좋습니다.

 

분류하는 기준은 '사용하느냐, 사용하지 않느냐'입니다.

 

'사용할 수 있느냐, 사용할 수 없느냐'로 생각하면

'아깝다'는 감정에 좌우되기 때문에 

이 질문은 하지 않는 것을 추천합니다.

 

만일 '사용하느냐, 사용하지 않느냐'의 판단을 하기 어려우면

'사용했느냐, 사용하지 않았느냐'를 생각해 보세요.

 

문구류는 직종에 따라 사용하는 것이 다르므로

쉽게 '○○는 남기라'라고 판단할 수 없습니다.

그러므로 지난 1개월을 되돌아보면서 사용했는지

사용하지 않았는지를 생각해보면 됩니다.

 

 

1개월 동안 사용하지 않았던 것을 앞으로 사용할 것이라고 생각하기는 어렵습니다.

그러므로 그것은 처분하거나 남에게 양보하면 됩니다.

그리고 사용했던 것만 서랍에 다시 넣습니다.

 

서류도 마찬가지입니다.

소중히 간직한 서류를 다시 사용할 확률은 6개월 후에 10 퍼센트, 

1년이 지나면 1퍼센트로 떨어진다는 데이터도 있습니다.

'언젠가 쓸지도 모른다'는 생각에 얽매이지 않는 것이 좋습니다.

...

 

당신의 책상 주변이 어질러 있는 가장 큰 원인은 서류입니다.

데이터화가 진행되고 있기는 하지만 여전히 서류는 그대로 쌓아두는 경향이 있습니다. 

서류를 바로 버리지 못하는 것은 '만약 나중에 필요하게 되면?'이라는 두려움이 있기 때문이지요.

 

이럴 때 편리한 방법이 '금요일의 문서 분쇄기 상자'를 설치하는 것입니다.

발밑에 10센티 너비의 파일박스를 하나 놓고 보관해야할지 말지 고민스러운 서류를

'버릴 것을 전제로' 일시 보관합니다.

 

이 상자는 금요일 퇴근 전에 비웁니다.

필요가 없었다면 문서 분쇄기에 넣고, 중요했다면 보관합니다.

아마 후자인 경우는 거의 없을 것입니다.

 

 

서류에 대해서는 평소 '공중전으로 처리'합니다.

즉 안이하게 물건을 그냥 두지 않는 습관을 기르면 됩니다.

정리를 잘하는 사람은 회의에서 나누어 주는 서류를 받는 순간부터 처분할지

PDF로 만들지 파일로 만들지 목표를 생각합니다.

그리고 회의가 끝나면 생각했던대로 처리합니다.

 

중요한 것은 '일단 책상 옆에 놓지 않는 것'입니다.

한 번 이라도 놓아 버리면 지상전으로 끌려들어가기 마련입니다.

지상전은 장기화되는 법입니다.

 

 

놓아둔 서류는 어느새 산더미가 되고 결국엔 산맥을 형성합니다.

그 지긋지긋한 산맥을 형성한 것은 결국 일상의 '작은 습관'입니다.

상사가 "이것 좀 체크해 줘"라고 서류를 건네면

대부분의 사람들은 일단 그것을 받아서 옆에 놓아둡니다.

'나중에 차분히 하자'라고 생각하기 때문이지요.

 

하지만 그 정중한 태도가 결국에는 당신을 힘들게 합니다.

사실은 서류를 받은 상태에서 바로 처리해 버리는 게 좋습니다.

업무도 마찬가지지만 일단 내려놓은 것은 다시 들어올려야 합니다.

들어 올리기 위해서는 나름의 에너지가 필요하지요.

 

 

고마츠 야스시 지음, 박승희 옮김, 2019, 『돈과 시간이 쌓이는 1일 1분 정리법』, 즐거운 상상, 87-89, 95-97쪽.

일본 최초의 ‘정리 컨설턴트’. 1969년생. 홋카이도에서 태어났다.

2005년 정리를 어려워하는 사람들을 위한 컨설팅 회사

‘슷키리 라보’를 긴자에 창업했다. 일본 제1호 정리 컨설턴트로

언론과 방송의 주목을 받았다. TV 도쿄, NHK 등에 출연해서 정리 정돈이

생활에 어떤 변화를 가져오는지 알렸다.

현재 개인과 기업을 대상으로 정리 컨설팅과 세미나 활동을 하고,

여러 잡지와 신문에 칼럼을 쓰고 있다.